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Paperless attitude: abbiamo davvero capito come non usare più carta?

Nell’era digitale, la Paperless attitude promette diversi vantaggi, anche notevoli. Riduzione dei costi (carta, stampa, archiviazione fisica), tutela ambientale, accessibilità, maggiore sicurezza e riservatezza nelle operazioni, riduzione dei tempi di elaborazione e degli errori umani, semplificazione, controllo sulla gestione documentale.

Quanti di voi hanno già un ufficio paperless efficientissimo?

Abbiamo davvero capito come non usare più carta?

La cosiddetta conservazione sostitutiva a norma è davvero efficace o ci spinge ad una maggiore burocrazia?

La digitalizzazione promette la conservazione sostitutiva a norma digitale dei documenti (che ne garantisce il valore legale) in modo sicuro e veloce, ma quanti di voi hanno messo in pratica la normativa senza dover impazzire?

Bisogna fare attenzione perché non è un gioco: si rischiano sanzioni anche gravi che possono portare un’azienda ad avere problemi legali.

Paperless attitude: il software è l'elemento essenziale?

Lo strumento digitale è ormai diventato essenziale per ogni azienda o pubblica amministrazione.

Il problema vero è metterlo in pratica superando tutte le questioni tecniche, organizzative, le risorse economiche, strutturali, le competenze sia a livello normativo che tecnologico.

La competenza è l’ostacolo più grande da superare. Il software in sé non è l’unico elemento fondamentale nei processi di dematerializzazione e conservazione a norma (sostitutiva, digitale, fatturazione elettronica).

C’è qualcosa di più importante: la competenza normativa e tecnica. Senza questo elemento il software serve a poco e niente.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale e le Linee Guida Agid obbligano determinate azioni che, per legge, l’azienda deve eseguire. Per compierle non si può delegare ad un software.

Servono, come minimo, tre figure professionali essenziali: responsabile della Conservazione, della Gestione Documentale, Privacy e Sicurezza.

Un’azienda che commette errori nel processo di conservazione sostitutiva e digitale non potrà dire al Giudice, in un contenzioso, che la responsabilità è del software.

Nell'era digitale, il valore aggiunto resta la persona, l'essere umano.

Un documento digitale ha valore legale e, senza un’analisi normativa e tecnica, mancherà una gestione digitale del processo efficace che rispetti le attuali norme.

In tempi di trasformazione digitale, il cambiamento è uno dei passi più difficili da compiere per chi da anni è abituato a fare sempre le stesse cose in azienda.

Prima di scegliere il software, bisogna migliorare (cambiare) il modo di lavorare delle persone, avere le competenze tecniche e normative, nominare un responsabile della Conservazione competente in grado di implementare il processo da digitalizzare.

Paperless attitude: vantaggi innegabili e riorganizzazione

Il Paperless implica l’interscambio elettronico dei dati: i sistemi informatici dei diversi soggetti coinvolti in una relazione commerciale interagiscono tra loro automatizzando la propria integrazione nella gestione interna dell’azienda o nei sistemi ERP.

Fatture, bolle di consegna, ordini, inventari, catalogo prezzi, contratti, buste paga, ecc. Il Paperless comprende tutto questo ed altro ancora e sta acquisendo valenza formale e legale in ogni ambito d’impresa.

L’archiviazione digitale dei documenti rappresenta un innegabile vantaggio economico e competitivo: riduzione dei costi, degli errori umani, degli spazi di storage fisico, efficienza e produttività aumentate.

L’archivio digitale è consultabile da tutti, ovunque, con qualunque dispositivo; ogni membro dello staff può accedere direttamente alla parte di archivio di sua competenza.

Il Paperless efficiente comporta la necessità di rivedere i workflow documentali interni: cambiano le modalità di condivisione dei documenti, di produzione, protocollazione, autenticazione, modifica, conservazione e cancellazione dei documenti digitali.

Bisogna digitalizzare tutti i documenti cartacei esistenti ma anche tutti i processi documentali. E’ così che si passa alla dematerializzazione e automazione dei processi. Tutto questo richiede anni di esperienza e competenza nella gestione documentale. E’ inutile e dannoso improvvisare, bisogna rivolgersi a professionisti del settore.

Il passaggio da Paper-light a Paperless

La Paperless attitude (termine creato circa 40 anni fa) non ha un grande significato se prima non si comprende come non usare più carta. Un ambiente di lavoro che ha eliminato completamente il supporto cartaceo resta un traguardo da raggiungere più che una realtà.

Lo si nota tanto negli uffici pubblici quanto in quelli privati.

La carta è ancora presente ma la digitalizzazione è ormai una necessità (non una semplice opzione): si fanno sempre più stretti i tempi per il passaggio dalla fase paper-light (combinazione di carta e digitale) a quella paperless attitude.

 

Oggi, vengono proposti software gestionali paperless di elevato livello, su misura, facili da usare, perfettamente integrabili con strumenti e procedure già in uso, per la fatturazione elettronica, la Conservazione digitale a norma in cloud, l’ordine elettronico.

Sono progettati e costantemente aggiornati per garantire il costante rispetto delle normative italiane ed europee in materia fiscale e documentale, sono sicuri. La paura di esporre l’archivio digitale ad attacchi informatici o accessi indesiderati è una delle barriere che fa ritardare la conversione di alcune aziende al paperless.

Un software deve garantire un’estrema sicurezza.

Bisogna fare i conti con la burocrazia

Le imprese (come i privati) sono tutte impegnate nella corsa al digitale. Ciò che ostacola e rallenta qualsiasi corsa è la burocrazia italiana che, nel corso degli anni, non è cambiata granché.

A maggio 2017, dall’indagine annuale promossa da FPA è emerso che la burocrazia rappresenta un ostacolo per l’innovazione e la trasformazione digitale. Gli stessi dipendenti statali hanno ammesso le procedure complesse e le normative obsolete dell’apparato amministrativo nelle PA.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) non è stato percepito come una semplificazione reale. Troppe regole che si accavallano e disorientano. Secondo il  45,3% degli intervistati, una PA completamente paperless “non la vedremo neanche nel 2030”.

A distanza di 4 anni, come siamo messi? Bisogna ancora colmare il gap digitale della PA (digitalizzazione e banda larga). Riguardo alla burocrazia, con i suoi ostacoli e rallentamenti, siamo sempre lì.

Norme innovative, software avanzati, aziende provate dalla crisi che devono riorganizzarsi a livello tecnologico. Le aziende (come i privati) devono vedersela con le PA. Se la Pubblica Amministrazione non snellisce le procedure e la burocrazia, a che serve parlare di trasformazione digitale e Paperless attitude?

Cambiare mentalità è molto più importante di qualsiasi software al mondo.

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