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La digitalizzazione della microimpresa

L’emergenza sanitaria ha accelerato il processo di digitalizzazione per necessità, per forza. Non tutte le aziende (soprattutto le microimprese che rischiano di chiudere) sono riuscite ad innovarsi e digitalizzarsi. Investimenti a parte, la trasformazione digitale è soprattutto culturale, serve un cambio di mentalità e non si può pretendere di cambiare dall’oggi al domani con un semplice schiocco di dita.

A che punto siamo con la digitalizzazione della microimpresa?

Il nostro focus vuole essere ‘leggero’ e segnalare che, in tutta questa corsa alla digital transformation, esistono ancora oggi microimprese non al passo con i tempi e neanche con le terminologie che fanno parte del quotidiano.

In questa delicata fase di transizione nell’era digitale, vogliamo concentrarci su queste microimprese ancora un po’ in difficoltà, da condurre verso l’innovazione perché conviene.

Al di là delle più rosee statistiche, magari riferite ad imprese di un certo spessore, chi lavora nel settore digital sa che non sono poche le microimprese ancora impreparate al cambio di mentalità.

Ci vuole tempo e pazienza ma ce la faremo.

La digitalizzazione della microimpresa: la vera 'impresa' è il cambio di mentalità

Nel 2020, in piena pandemia, le imprese italiane hanno spinto sull’acceleratore della digitalizzazione (e-commerce, servizi Fintech, smartworking, marketing online, software gestionali, ecc.). Una necessità, viste le restrizioni e l’attività a distanza. Hanno dovuto fare i conti con il loro tasso di maturità digitale cercando metodi innovativi per continuare a svolgere la propria attività.

Chi decide di investire a livello tecnologico affida ad una figura professionale esterna il compito di adottare strumenti e servizi digitali. Questa figura è il promotore della digitalizzazione in azienda che viene richiesto soprattutto dalle aziende più giovani (costituite nell’ultimo anno). Gran parte delle microimprese non ha un manager esterno.

Qualcosa sta cambiando seppure l’indice DESI (Digital Economy and Society Index) tuttora posizioni l’Italia molto al di sotto della media UE in termini di digitalizzazione. Non investire in digitalizzazione significa perdere fatturato, competitività, dover sopportare un aumento dei costi. Le PMI italiane l’hanno capito, microimprese incluse, ma a volte si fa fatica con il cambiamento di mentalità.

Lasciamo da parte i miracoli tech come Intelligenza Artificiale e machine learning. Parliamo di semplici terminologie che fanno parte del quotidiano. Giusto per citarne qualcuna: Spid per partite IVA, CNS, PEC, firma digitale per le imprese, Comunicazione Unica, Telemaco Registro Imprese. A volte, una microimpresa non ce la fa a star dietro a questi termini. Esistono tuttora microimprenditori che non sanno neanche cosa siano. Si tratta di piccole aziende poco formate che, spesso, non sono spinte ad investire risorse adeguate sul capitale umano.

Bisogna uscire dalla crisi con la digital transformation, la transizione green è cruciale, la formazione è essenziale ma, per alcune microimprese, è una vera fatica fare il salto di qualità/mentalità.

La digitalizzazione serve soprattutto alla microimpresa

In Italia, non si può sperare in una digital transformation se non si coinvolgono le microimprese per il semplice motivo che sono l’ossatura del sistema economico italiano. Per microimpresa si intende l’azienda con massimo 10 dipendenti: spesso, si tratta di un’azienda familiare costituita da 1 o 2 persone.

Secondo alcuni rapporti stilati a inizio del 2019 (prima della pandemia), su un campione di mille microimprese meno del 30% utilizzava strumenti digitali nella propria attività. Esiste tuttora uno scarso livello di formazione all’utilizzo di strumenti innovativi.

Molte microimprese tuttora non hanno un sito web, lo considerano inutile. Sbagliato: il sito web serve per vendere, per fornire assistenza, informare, trovare nuovi clienti. Per crescere, qualsiasi azienda deve poter contare su un sito Internet che lavori ininterrottamente.

Sempre per mancanza di formazione e di mentalità pronta per il digital, la microimpresa pensa che utilizzare un software gestionale sia inutile solo perché fa poche fatture. Oggi tutte le aziende sono soggette a fatturazione elettronica: un software gestionale, oltre a consentire di assolvere agli obblighi di legge ed a fornire tutte le necessarie informazioni, può aiutare la microimpresa nelle vendite e acquisti, pagamenti e incassi, preventivi, insomma tutto quello che serve per lavorare in modo organizzato risparmiando tempo, migliorando le prestazioni aziendali.

In genere, le microimprese italiane utilizzano strumenti digitali quando sono costrette a farlo dalle leggi. Non tutte sanno che uno strumento digitale consente di trovare nuovi clienti, può far guadagnare di più, sostituire il personale, ridurre i costi ottenendo risultati migliori.

La microimpresa si concentra innanzitutto sull’attività produttiva, poi viene quella amministrativa in quanto obbligatoria. La tendenza al miglioramento da parte delle microimprese riguarda perlopiù la qualità del prodotto o del servizio offerto, la diversificazione dell’offerta, la flessibilità produttiva al variare della domanda. E’ un trend importante ma, da solo, oggi non basta più.

Soltanto le aziende che saranno in grado di approcciarsi al digitale riusciranno a sopravvivere e potranno competere nel proprio settore.

Come digitalizzare la microimpresa e perché conviene

La digitalizzazione della microimpresa può realizzarsi in 5 passi:

– formazione digitale per imparare a conoscere ed utilizzare gli strumenti necessari;

– creazione di un sito web aziendale integrando pagine social per amplificare il messaggio;

– utilizzo della rete e gestione della presenza online per fidelizzare i clienti ed acquisirne di nuovi;

– velocizzazione delle operazioni di routine dotandosi di un software gestionale;

– utilizzo di tutti gli strumenti digitali necessari per ridurre il consumo di carta.

La digitalizzazione altro non è che l’acquisizione e l’archiviazione sul computer dei documenti cartacei (fatture, bolle, preventivi, progetti, ecc.).

Porta notevoli vantaggi:

– risparmio di tempo (da 6 a 70 ore mensili secondo un’analisi della Fondazione Politecnico di Milano);

– immediata disponibilità di informazioni più affidabili, precise e sicure;

– maggiore rapidità di accesso ai dati e facilità d’uso;

– riduzione del rischio di perdita dei documenti;

– snellimento delle pratiche di gestione e di archiviazione.

Spostare online l’operatività significa per la microimpresa maggiore rapidità ed efficienza. Ottimizzazione, come si dice.

Siamo stati bravissimi a rimpiazzare il vecchio telefono fisso ed il vecchio cellulare con lo smartphone e non ci pensiamo proprio a tornare indietro. Lo stesso dirà l’ultima microimpresa che deciderà (con entusiasmo, non per obblighi di legge) per la riorganizzazione digitale dei processi interni ed esterni. Succederà e sarà più semplice di quello che si pensa.

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