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I vantaggi della conservazione 2.0
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Il processo di conservazione sostitutiva e digitale è sempre stato definito come la codifica di un documento nella forma, nel contenuto e nel tempo nel suo corrispettivo elettronico.
Se pensiamo alla quotidianità professionale, ci rendiamo conto che, oltre ai documenti, esiste tutta una serie di dati e informazioni digitali che devono essere salvaguardati.
All’interno di un’economia sempre più digital, si avverte la necessità di conservare informazioni e dati sempre più strutturati tra loro.
La natura variabile del documento, riconosciuta dal DPCM del 13 novembre 2014 e dal regolamento eIDAS 1 Luglio 2016, fa sì che non possa esistere una definizione univoca dello stesso.
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L’oggetto documentale, dunque, andrà a perdere con il tempo la sua importanza lasciando spazio ai singoli dati che vengono quotidianamente creati, comunicati e archiviati.
Esiste un effettivo bisogno di passare da un processo di trasformazione del documento a un sistema di codifica delle informazioni.
Aggiornare la conservazione sostitutiva secondo le tecniche del Record Management, permetterebbe di applicare modelli e standard legalmente riconosciuti, come l’ ISO 15489 e lo standard OAIS, in grado di assicurare:
Valenza probatoria.
- Conformità alla legislazione vigente.
- Conservazione temporale indipendentemente dai cambiamenti tecnologici e normativi.
- Funzionalità ed utilità nei processi di conversione.
- Vincolo unico ed inscindibile tra documento e metadati.
Strumenti, competenze e tecnologie sono già a disposizione; la conservazione sostituitva non dovrà più essere intesa solo come un software ma diventerà un processo di gestione del business all’interno di qualsiasi settore di applicazione.
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