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Congratulazioni! Hai appena aperto la tua attività!
Sei nel tuo ufficio, il luogo dove riunisci i tuoi collaboratori e accogli i tuoi clienti.. Ma sei sicuro di non aver dimenticato niente?
Ti sei ricordato di personalizzare anche il tuo ufficio digitale?
L’ufficio digitale è un insieme di strumenti che ti consentono di per essere sempre efficiente anche lontano dal tuo pc e dalla tua scrivania perché sai già che, in qualche caso dovrai lavorare ovunque tu ti trovi.
Continua a leggere, tempo 5 minuti e ti suggerirò qualche espediente per organizzarlo al meglio.
1. Organizzare e Ottimizzare.
Prima di tutto devi semplificare l’organizzazione del lavoro. Devi essere in grado di gestire il flusso delle comunicazioni all’interno di un team, organizzare e monitorare i passaggi necessari per portare a termine i tuoi progetti.
Ci sono molti strumenti, anche gratuiti, dedicati al project management che ti aiutano a gestire lavoro e squadra in maniera produttiva.
un esempio? Trello (visita la pagina e scopri di più).
Ogni applicazione ha le sue peculiarità; cerca lo strumento che si allinea con le necessità del team.
2. Fatturazione online
Non puoi rinunciare a un programma di fatturazione elettronica; È indispensabile, sopratutto se intrecci rapporti con la pubblica amministrazione. E se pensi che da gennaio 2017 la fatturazione elettronica sarà aperta al B2B, capirai che la convenienza di essere digitalizzati.
Generalmente sono servizi a pagamento, ma permettono di avere sotto controllo ogni fase della fatturazione: puoi consultare ogni volta che vuoi le fatture, puoi modificarle e gestire la contabilità con l’home banking.
… Fatturazione Elettronica Pratica24 …
3. Utilizza le Chat
All’inizio ti può suonare strano ma sempre più aziende si sono dotate di chat interne per permettere al personale di comunicare velocemente.
Perché sprecare tempo per redigere una noiosa circolare quando i tuoi dipendenti possono essere aggiornati in tempo reale?
Lo strumento più utilizzato è Skype ma, in alternativa, troverai molte app in grado di rispondere ai bisogni specifici di ogni azienda.
4. E- mail, e-mail e ancora e-mail
A seconda di come preferisci lavorare, puoi scegliere se avere a disposizione la tua posta anche senza connessione oppure non ti poni questo problema perché se sei sempre connesso.
Nel primo caso dovrai utilizzare un client desktop come Outlook; nel secondo, invece, ti troverai a lavorare su web client come Gmail.
Aspetta.. non ho ancora finito! Il tuo lavoro implica comunicazioni importanti che abbiano valore legale assoluto? Allora una semplice e-mail non ti basterà.
Quello che fa al caso tuo è la Posta Elettronica Certificata, detta comunemente PEC.
Il funzionamento è identico alla normale posta elettronica ma ti verrà recapitata una ricevuta di avvenuta consegna del messaggio che possiede valore legale.
Analizza le tue esigenze e capirai quale è la scelta giusta per te!
5. Consulta, archivia e condividi: è facile con i documenti online.
Ora che hai organizzato il tuo lavoro ti serve un posto dove mettere i tuoi documenti. La soluzione migliore è creare e archiviare file in cloud!
In questo modo avrai tutto online! La condivisione tra i membri del tuo team sarà immediata, potrai permettere loro di apportare modifiche ai progetti, potrai archiviare e permettere la consultazione in contemporanea.
Google Drive è uno strumento gratuito ma se i tuoi rapporti professionali ti richiedono massima sicurezza e riservatezza ti consiglio di affidarti a un servizio di cloud studiati appositamente per difendere la tua attività lavorativa.
In questo caso ti suggerisco di dare un’occhiata a strumenti tipo Secure Drive.
6. Desktop Remoto
A volte non ti basterà avere solamente accesso alle informazioni ma dovrai accedere al tuo pc o a quello dei tuoi collaboratori direttamente. E se non sei in ufficio o non puoi raggiungere una filiale lontana dalla tua sede?
Esistono software in grado di farti accedere e comandare un PC a distanza tramite Internet (o rete locale) usando il tuo pc personale.
Grazie al desktop remoto potrai risolvere ogni problema senza alzarti dalla sedia del tuo ufficio o dalla sdraio in spiaggia.
7. Sito Web
Ricordati che il cliente si informa e lo fa attraverso Internet!
Studi confermano che i consumatori prima di acquistare prodotti o servizi fanno ricerche, confrontano, leggono recensioni.
Come avrai capito, non è più sufficiente avere un telefono e un fax!
Per comunicare in modo chiaro e immediato chi sei e cosa fa la tua azienda ti serve un sito internet.
Che sia uno spazio dove mettere a disposizione i cataloghi dei prodotti/servizi o dove raccontare in poche parole la propria azienda oppure dove collocare il proprio e-commerce, il sito ti permette di guadagnare credibilità e professionalità.
La regola dunque è questa: fai trovare al cliente ciò di cui ha bisogno anche online.
8. Social network
I social ti permettono di migliorare e rendere più produttivo il tuo lavoro! Ricordati che il consumatore non è più soggetto passivo ma è diventato attore attivo del successo di un’attività. Come?
L’acquirente può esprimere un giudizio sul tuo lavoro e attraverso i social e i blog questo giudizio può avere visibilità globale.
Una corretta gestione dei social ti permette da un lato di avere un’interazione diretta con i tuoi clienti, dare informazioni in tempo reale, fornire assistenza, chiedere opinioni, risolvere controversie; dall’altro, ti permette di dare una spinta al tuo business grazie alla costante comunicazione costante di contenuti, news, eventi, promozioni.
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